Geschäfts- und Kassenordnung des Vorstandes

§ 1 Grundsatz
1. Diese Ordnung regelt die Arbeit des Vorstandes der Kleingartensparte Pomßen e.V.
2. Sie gilt für das Kassenwesen und die Vorstandsarbeit.

§ 2 Vorstand
1. Der Vorstand tritt einmal monatlich nach schriftlicher Einladung unter Bei- fügung des Protokolls der letzten Vorstandsitzung durch den Vorsitzenden, in seiner Abwesenheit durch den Stellvertreter, zusammen.
2. Die Revisionskommission, vertreten durch den Vorsitzenden, ist zu den Vorstandsitzungen zu laden.
3. In den Vorstandsitzungen ist über grundlegende Abläufe und Rechtsgeschäf- te zu beraten und zu beschließen. Die Revisionskommission erhält beratendes Recht.
4. Über die Vorstandsitzungen und die Zusammenkünfte des geschäftsführen- den Vorstandes ist stets ein Protokoll anzufertigen.
5. Entsprechend Notwendigkeit kann der geschäftsführende Vorstand in kürzeren Abständen und auf mündliche Einladung oder Absprache zusammen- treten. Bei diesen Zusammenkünften sind die Belege entsprechend der Kassen- ordnung gegenzuzeichnen und Geschäftsvorfälle zur Zahlung anzuweisen.

§ 3 Kassenwesen
1. Der Verein führt eine Kasse. Diese kann bei Notwendigkeit kurzfristig in mehrere Unterkassen aufgegliedert werden, welche zeitnah wieder abzu- rechnen und aufzulösen sind.
2. Die Führung der Kasse obliegt dem Kassierer mit nachbenannten Aufgaben:
- Annahme der Eingänge und Leistung der Ausgänge
- allgemeine Bankwege
- Verwaltung aller Kassenmittel
- Belegsammlung und Buchführung
- Berichterstattung an den Vorstand laufend
- Bericht über den jährlichen Abschluss, Finanzbericht
3. Der Kassierer wird durch die Mitgliederversammlung oder bei Blockwahl durch die gewählten Vorstände gewählt.
4. Er trifft entsprechend Beschluss des Vorstandes oder der Mitgliederver- sammlung alle im Interesse einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Kassenführung nötigen Anordnungen. Dabei ist die Kassensicherheit zu gewährleisten.
5. An die Kasse eingehende Vorgänge sind fristgemäß zu bearbeiten.
6. Die Kasse darf nur auf Grund schriftlicher Anweisungen Ausgaben tätigen, welche durch Vorstandsbeschlüsse getragen werden. Verbindlich ist hierfür die Gegenzeichnung des Zahlungsbeleges. Dieser ist zu zeichnen durch den Vor- sitzenden oder seines Vertreters als sachlich richtig, durch den Kassenwart oder in seiner Vertretung durch ein anderes geschäftsführendes Vorstandsmitglied als rechnerisch richtig. Doppelte Zeichnungen für sachliche und rechnerische Richtigkeit durch ein Vorstandsmitglied sind nicht statthaft und dürfen nicht angewiesen werden.
7. Die Anweisung des Betrages erfolgt nach Satzung durch die Unterschrift eines oder mehrerer geschäftsführender Vorstände.
8. Bargeld und sonstige Zahlungsmittel dürfen nur vom Kassenwart entgegen genommen werden.
9. Private Mittel dürfen nicht in den Zahlungsbehältern aufbewahrt werden.
10. In der Kasse ist ein Quittungsmuster der anweisungsberechtigten Vorstände sichtbar zu machen.
11. Der Bargeldbestand, sowie die unverzinslichen Guthaben sind möglichst gering zu halten. Der Bargeldbestand darf, außer in Ausnahmefällen, nicht mehr als 500 Euro betragen.

§ 4 Konten der Sparte
1. Die Konten der Sparte sind das Girokonto, das Pachtgeldkonto, als auch das Festgeldkonto bei der Volks- und Raiffeisenbank Muldental e.G.
2. Über die Einrichtung, als auch Auflösung weiterer Konten entscheidet der Vorstand entsprechend Satzung.
3. Verfügungen können nur getroffen werden, bis 150 Euro durch einen zeichnungsberechtigten Vor-stand, ab 150 Euro durch 2 zeichnungsberechtigte Vorstände.

§ 5 Buchführung
1. Der Kassierer ist für die gesamte Buchführung zuständig.
2. Für die Hauptkasse ist ein Kassenbuch zu führen, in das laufend fort- nummerierte Beträge entsprechend Beleg einzutragen sind. Eintragungen sind lückenlos zu führen, Leerzeilen zu sperren.
3. Über die Einrichtung weiterer Bücher entscheidet der Kassierer.
4. Alle Buchungen sind zu belegen,.
5. Belege sind unverzüglich zu sortieren und abzulegen.
6. Bücher und Belege werden bei der Kasse aufbewahrt. Nach Entlastung werden sie bis zum Ablauf der Fristen archiviert. Die Kasse überwacht die Einhaltung der Fristen und die Sicherung der Unterlagen.

§ 6 Kontrolle
1. Der Vorstand nimmt die Durchsetzung und die Revision die Kontrolle der Kassenordnung in jeweils eigener Verantwortung wahr. Sie beziehen dies- bezüglich Erkenntnisse in die jährliche Berichterstattung gegenüber den Vereinsmitgliedern ein.
2. Die Prüfung der Jahresabschlüsse einschließlich aller Unterlagen erfolgt jeweils nach Jahresabschluss durch die Revisionskommission.
3. Jedem Vorstandsmitglied und der Revisionskommission ist das Recht vor- behalten, unvermutete Kassenprüfungen auszulösen.

§ 7 Schlussbestimmung
1. Diese Ordnung ist Bestandteil der Vereinsordnungen und den Mitgliedern zur Kenntnisnahme auszuhändigen.
2. Sie tritt durch Vorstandsbeschluss mit sofortiger Wirkung in Kraft